Assistant Administratif F/H

Le Réseau OMERIS – Tous différents, tous bienveillants

Experts dans le domaine des Services à la personne et de l’Accueil des Seniors en maison de retraite, nous recrutons des collaborateurs motivés pour soutenir l’ambition qui nous anime « Le Bien-Vieillir à tous les temps ».

Depuis plus de 30 ans, nous accompagnons et accueillons des personnes âgées dans nos structures : Attention, bienveillance, qualité d’accueil et de services sont au quotidien les fondements de nos actions.

Nous recrutons un deuxième Assistant Administratif F/H pour rejoindre notre Siège.

Vous facilitez la gestion des activités quotidiennes du Siège et êtes le point de contact privilégié des équipes internes et des interlocuteurs externes. Rattaché(e) à la Direction générale, vos missions principales consistent à :

Soutien à la Direction :

• Participer à la planification et au suivi des déplacements professionnels
• Préparer des dossiers et supports pour les réunions ou présentations
• Organiser des évènements
  
  
  

Soutien administratif et logistique :

• Gérer le courrier, classer, archiver et organiser les documents physiques et numériques
• Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents : courriers, notes internes, comptes rendus
• Planifier et organiser des réunions : réservation de salles, logistique, préparation des supports (reprographie, fournitures, repas)
• Assurer la gestion des accès aux locaux pour les collaborateurs et visiteurs
• Gérer les moyens généraux : gestion des stocks et commandes de fournitures, repas, documents commerciaux
  
  
  

Accueil et relation avec les visiteurs :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Accueillir, orienter et accompagner les visiteurs dans leurs démarches
• Gérer les appels entrants : filtrer, transférer, ou prendre des messages pour les équipes concernées
• Réceptionner les livraisons et gérer leur acheminement interne
• Titulaire d’un Bac+2 (type BTS Assistant Manager, gestion PME/PMI ou DUT GEA ou équivalent), vous avez 5 ans minimum d’expérience dans un rôle similaire acquise au sein d’un environnement Siège ou corporate
• Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques (pack Office ou suite google)
• Vous avez développé un réel sens du service clients et de solides capacités de communication orale et écrite, d’adaptation
• Vous savez vous organiser et gérer vos priorités pour respecter les délais demandés
• Proactif, vous êtes apprécié pour votre rigueur et votre discrétion