Agent d’accueil et de gestion administrative F/H

Contexte du recrutement et définition de poste

La Direction Des Cimetières Est Composée De 64 Agents Travaillant En Lien Avec Les Directions Opérationnelles De La Ville Et Les Mairies D’arrondissements Et Répartie En 2 Services

• le service administratif funéraire constitué des pôles Concessions, Décès, et Reprises Etudes Travaux, chargés de la gestion administrative des concessions funéraires de Lyon, ainsi que de l’enregistrement et du contrôle des opérations funéraires,
• le service de gestion constitué des pôles Cimetières et Entretien Support ; ce dernier assurant l’entretien des espaces extérieurs, la maintenance et le transport de matériels et fournitures.
  
  

La Direction des Cimetières suit la compétence Pompes Funèbres et les reprises administratives par le biais d’un Syndicat Intercommunal.

Activités

Au sein du pôle Concessions, sous l’autorité du responsable du service administratif funéraire et en collaboration avec les autres agents de gestion administrative du service, vous assurez la gestion administrative des cimetières lyonnais.

Vous participez également à la délivrance d’autorisations liées à l’activité funéraire.

Accueil Des Usagers

• Identifier la demande de l’usager, l’orienter et l’accompagner dans ses démarches
• Dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
• Adapter son vocabulaire, pour permettre à l’usager de comprendre les dispositions légales applicables à sa situation
  
  

Gestion Des Concessions

• Instruire les demandes des opérateurs funéraires en vérifiant les possibilités d’inhumation.
• Rédiger les autorisations en matière funéraire (inhumation-exhumation-travaux …) en s’assurant de la concordance des informations
• Instruire et enregistrer les demandes de renouvellement, conversion et échanges de concessions
• Réaliser des recherches généalogiques, les inscrire dans un génogramme
• Mettre à jour les dossiers de concession
• Veiller à la conformité des procédures administratives en matière funéraire
• Assurer l’envoi des avis d’échéances des concessions
  
  

Suivi D’activité

Participation à des réunions, à des groupes de travail:

• Tenir à jour des documents de suivi d’activité, des tableaux de bord
• proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
• Rendre compte à la hiérarchie
  
  

Tri, classement et archivage de documents

Activités spécifiques : Fonction « d’agent de guichet » dans le cadre de la régie de recettes de la Direction des Cimetières (perception d’encaissements)

Profil recherché

Connaissances

• Cimetières et activité du funéraire en général
• Notions juridiques (droit civil- état civil…)
• Logiciels bureautiques (Excel et Word) et aisance sur des progiciels métiers
  
  

Savoir-faire

• Techniques d’expression orale et écrite
• Techniques d'écoute active
  
  

Qualités

• Sens de l’organisation
• Sens du travail en équipe
• Rigueur et méthode
• Discrétion, confidentialité des informations relatives aux personnes
• Qualités relationnelles
  
  

Information(s) complémentaire(s)

• Travail le samedi et certains jours fériés, de 09h00 à 14h00, par roulement au sein de l’équipe
• Travail le week-end en période de toussaint
• Temps de travail : 38h45 hebdomadaires et 21 jours de RTT par an
  
  

Rémunération brute mensuelle : à partir de 2050 euros (+ prime de fin d'année = 1836,20 € euros et prime d'intéressement = 457 €, sous conditions)