Responsable adjoint en charge du pôle accueil, inscriptions scolaires et prospective scolaire (h/f)

Aubervilliers est une commune française située dans la banlieue immédiate de Paris au nord, précisément dans le département de la Seine-Saint-Denis en région Île-de-France. Ses habitants sont appelés les Albertivillariens. Son identité urbaine et humaine est marquée par l’héritage de l’industrie et du travail.

Vous assurez la gestion du secteur d’accueil des familles lié aux inscriptions scolaires, aux radiations, aux mises à jour des dossiers famille et aux informations aux familles.

Vous élaborez la carte scolaire avec suivi des inscriptions, des effectifs réels, des listes d’attente et des dérogations, et réalisation de prospectives scolaires annuelles

Vous rédigez les procédures internes de travail et des procédures spécifiques du logiciel métier

Activités:

Dossier accueil et inscriptions

Vous encadrez l'équipe de l'accueil et pilotez les inscriptions scolaires en assurant leur suivi quotidien. Vous gérez l'affectation des enfants selon la carte scolaire, le suivi des élèves scolarisés dans les établissements hors commune, et scolarisés à domicile

Vous pilotez les demandes de dérogations scolaires et TPS (préparation des dossiers, communication interne et externe), liens réguliers avec les directions d’école

Vous prenez en charge la gestion de la boite mail des demandes des familles et autres partenaires, l'envoi de courriers aux familles. A cet effet, vous animez la réflexion et la mise en œuvre de l'amélioration de l'accueil des usagers

Dossier carte scolaire et prospective :

Vous déterminez la préparation de la carte scolaire avec le responsable du service pour l'année n+1 : suivi des effectifs au 1er octobre de l'année n et ajustement des effectifs en fonction des sectorisations et réalisez la prospective scolaire en lien avec le chef de service

Vous assurez le suivi annuel de la mise à jour du logiciel de prospective scolaire en lien avec le prestataire

Vous mettez à jour le fichier de la base de données scolaires, la classe pour chaque enfant sur le logiciel afin d'avoir un suivi des places disponibles

Vous mettez à jour également de manière technique le logiciel IAD quand évolution de la carte scolaire tout en gérant le lien avec Plaine Commune pour l'obtention de la carte scolaire SIG

Vous êtes force de proposition sur la visibilité et la communication spécifique sur ses dossiers. Vous participez à la réflexion collective sur les dossiers transversaux du service et sur la simplification des démarches administratives pour les usagers et pour le service

Connaissances et capacités

- Maîtrise des outils informatiques (Word, EXCEL, PPT, etc.)

- Aisance rédactionnelle et capacité à prendre des notes rapidement

- Organisation et gestion du temps de travail

- Rigoureux et méthodique

- Identifier des facteurs d’évolution du service public rendu et en évaluer les incidences

- Organiser et animer des partenariats

- Techniques de management opérationnel et d’animation d’équipe

- Capacités d’écoute et disponibilité

- Sens des responsabilités et du travail en équipe

- Discrétion

Conditions du poste

• Cadre d’emploi des attachés territoriaux

• Poste permanent – Temps complet (39h00) à pourvoir dès que possible

• Lieu de travail : 31/33 Rue de la Commune de Paris – 93300 Aubervilliers

• Prise en charge mutuelle

• Participation au transport (75%)

• Compte épargne temps

• CNAS : cinéma, spectacles, sorties culturelles, voyages, sport

Profil recherché

Diplôme: BAC + 3