Assistant(e) de Direction auprès du Maire
Ville de Rueil-Malmaison
Date: il y a 2 semaines
Ville: Rueil-Malmaison, Île-de-France
Type de contrat: Temps plein
Description
Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.
Elle bénéficie d’une situation privilégiée avec ses 520 hectares d’espaces verts et sa proximité avec le quartier d’affaires de la défense.
Mission
Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.
Accueil Téléphonique Et Physique
Ø Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,
Ø Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
Ø Assurer l'interface avec l'ensemble des services,
Ø Procéder aux classements des dossiers « papier »
Ø Gérer l’archivage des dossiers en partenariat avec le service archive
Ø Gérer les courriers du Maire – réception et réponse
Ø Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
Ø Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au Maire
Ø Veiller à faire circuler efficacement l’information au sein du secrétariat du Maire
Ø Proposer de nouvelles méthodes d’optimisation de la gestion administrative du service
Traitement Des Informations
Ø Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre
Gestion Du Courrier
Ø Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Ø Assurer le suivi d'un chrono,
Ø Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du secrétariat
Ø Suivi des courriers à travers un logiciel dédié
Profil
Savoirs
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel),
Technique de classement et d'archivage
Connaissance de l'environnement territorial
Savoir-faire
Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.
Elle bénéficie d’une situation privilégiée avec ses 520 hectares d’espaces verts et sa proximité avec le quartier d’affaires de la défense.
Mission
Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.
Accueil Téléphonique Et Physique
Ø Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,
Ø Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
Ø Assurer l'interface avec l'ensemble des services,
Ø Procéder aux classements des dossiers « papier »
Ø Gérer l’archivage des dossiers en partenariat avec le service archive
Ø Gérer les courriers du Maire – réception et réponse
Ø Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
Ø Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au Maire
Ø Veiller à faire circuler efficacement l’information au sein du secrétariat du Maire
Ø Proposer de nouvelles méthodes d’optimisation de la gestion administrative du service
Traitement Des Informations
Ø Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre
Gestion Du Courrier
Ø Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Ø Assurer le suivi d'un chrono,
Ø Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du secrétariat
Ø Suivi des courriers à travers un logiciel dédié
Profil
Savoirs
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel),
Technique de classement et d'archivage
Connaissance de l'environnement territorial
Savoir-faire
- Gérer les situations de stress
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter
- Rigueur
- Capacité d'organisation
- Capacité de travail en équipe
- Réactivité
Voir plus d'offres d'emploi à Rueil-Malmaison