Assistant Administratif de l'Institut d'Intelligence Artificielle en Santé - H/F

L’Institut de l’Intelligence Artificielle en Santé Reims Champagne Ardenne (IIAS) est une structure fédérative de recherche sous la tutelle du CHU de Reims et de l’Université de Reims Champagne Ardenne ayant pour mission de promouvoir et d’accompagner la recherche portant sur la réutilisation des données de santé et l’intelligence artificielle appliquée à la santé.

Pour ce faire, l’IIAS est doté d’un entrepôt de donnée de santé, en réseau avec de nombreux autres établissements de santé, un calculateur haute performance (ROMEO) et des expertises (IA, Data Science, Santé, …)

Le Poste

Abréviations

• IIAS : Institut de l’Intelligence Artificielle en Santé Reims Champagne Ardenne
• EDS : Entrepot de Données de Santé
• CHU : Centre Hospitalier Universitaire
• DIM : Département d’Information Médicale
• DSN : Direction des Systèmes Numériques
• AAP : Appel A Projet
  
  

Missions

Gestion de l’agenda et des plannings

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant.
• Participer à la gestion de l’agenda de l’équipe de l’IIAS.
• Gérer la boîte mail de la direction et assurer le tri, le suivi et la diffusion des courriels importants.
  
  

Gestion des dossiers et de la documentation

• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc.)
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Rédiger des documents liés aux activités réalisées.
  
  

Organisation d’événements et de réunions

• Participation à la préparation et l’organisation des événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visioconférences, etc.)
  
  

Coordination et communication

• Coordonner les différents intervenants de l’EDS (IIAS, DIM, DSN, etc.)
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
  
  

Gestion administrative et financière

• Participer à la gestion administrative de l’équipe de l’IIAS
• Assurer la gestion de la facturation, des fournitures et des commandes nécessaires au bon fonctionnement de la structure
• Participer à la gestion administrative des locaux
  
  

Rédaction et veille

• Participer à la rédaction de documents (AAP, soumissions, articles)
• Assurer une veille sur les appels d’offres et AAP.
  
  

Profil Recherché

Niveau de compétences et capacités requises

Niveau D’étude

• Formation de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction/manager
• Expérience professionnelle : débutants acceptés
  
  

Niveau De Compétences

• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
• Connaissances en gestion administrative
• Connaissance des normes rédactionnelles
• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
• Maîtrise de l’organisation d’événements
• Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
• Connaissance d’un ERP (type SAP)
• Bon niveau d’anglais
  
  

Qualités Requises

• Dynamisme et réactivité
• Esprit d’initiative et autonomie
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Organisation (capacité à prioriser)
• Rigueur
• Polyvalence
• Disponibilité
• Aisance relationnelle, sens de l’écoute et de la communication
• Esprit de synthèse
• Esprit d’équipe
• Capacité d’adaptation
• Capacité rédactionnelle (reporting, process, procédures, documentations, …)